Come qualificare e monitorare i trasportatori e i depositi logistica?

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Come qualificare e monitorare i trasportatori e i depositi logistica per garantire le operazioni in outsourcing?

Nella catena distributiva del farmaco i fornitori logistici sono partner molto importanti e il processo di qualifica e monitoraggio garantisce la corretta conservazione del prodotto.

Ogni organizzazione deve possedere una procedura scritta in cui vengano definiti i criteri per la qualifica e il monitoraggio dei fornitori logistici.

I punti salienti della qualifica sono:

  • DOCUMENTAZIONE: autorizzazioni e licenze obbligatorie, certificazioni facoltative. Non bisogna limitarsi ai documenti qualitativi ma anche a quelli di Sicurezza & Ambiente in quanto possono impattare con la conformità del farmaco
  • QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE: fondamentale per effettuare un primo assessment
  • PREAUDIT: hanno lo scopo di verificare la veridicità di quanto dichiarato nel Questionario di Valutazione
  • ACCORDO SCRITTO: importante per definire sia gli aspetti qualitativi che il livello di servizio richiesto (KPI)

Invece gli aspetti principali del monitoraggio sono:

Verifica periodica della documentazione (sono sempre completi e in corso di validità?)

Audit (il partner soddisfa costantemente i requisiti richiesti nell’accordo scritto?)

Non Conformità (il partner ha avuto delle NC? Sono state risolte nei tempi stabiliti? Le azioni correttive definite sono state efficaci?)

Come organizzare gli Audit Interni e gli Audit ai Fornitori terzi per garantire la compliance alle normative vigenti e agli standard aziendali?

Gli audit (interni ed esterni) sono strumenti importantissimi per verificare il rispetto dei requisiti contrattuali e normativi.

Gli audit devono essere condotti secondo i requisiti della norma UNI EN ISO 1911
Le fasi principali dell’audit sono:

  • PREPARAZIONE: è la fase in cui bisogna concordare con l’auditato la data, condividere l’agenda, richiedere la documentazione
  • CHECK LIST: è uno strumento fondamentale che garantisce la completezza delle verifiche e la riproducibilità. La check list non deve contenere solo risposte positive/negative ma deve riportare le evidenze e soprattutto deve esserci una classificazione della gravità (critiche, maggiori, minori)
  • FOLLOW UP: il monitoraggio delle azioni correttive è utile per capire se l’organizzazione le attua nei modi e i tempi concordati

Un riesame della conduzione dell’audit garantisce il costante miglioramento dell’attività.


Istituto Internazionale di Ricerca ha intervistato sulla qualifica dei trasportatori e gli Audit ai Fornitori

MARIA FRANCESCA RIPA

Logistics Compliance & Performance Manager

ANGELINI

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